Artikel
Inspektionsklar? Så här förbereder du ditt företag
Av Senia Johansson
Publicerat 2 mars 2023
Inspektionsklar? Så här förbereder du ditt företag
Att utföra regelbundna inspektioner hos livsmedelsföretag är en viktig del av att upprätthålla livsmedelssäkerheten. Inspektioner är ett sätt att övervaka livsmedelsföretagens verksamhet och produkter för att säkerställa att de uppfyller gällande regler och standarder.
Att förbereda sig inför en kommande inspektion är viktigt för att kunna hantera inspektionen på ett professionellt och effektivt sätt. Inspektioner kan både vara föranmälda och oanmälda. Oavsett hur inspektionen sker bör du vara beredd när inspektionen knackar på.
Ha beredskap för inspektioner
Det är att alltid bra att ha en beredskap för inspektioner oavsett om de är föranmälda eller oanmälda. Se till att alla inom företaget vet rutinerna och att man i receptionen är utbildade att ta hand om inspektörerna och vet vem eller vilka på företaget som ska delta vid inspektioner.
Vid en föranmäld inspektion finns det en möjlighet för dig att i förväg säkerställa att logistiken är på plats, att rätt människor finns tillgängliga som kan ge information till inspektörerna och att konferensrum finns att tillgå. Även om inspektionen är föranmäld finns det inte tillräckligt med tid till att korrigera systemfrågor innan besöket.
Du bör dock granska vad du kan i förväg så att du vet vilka dokument och brister som finns så att du är förberedd vid inspektionstillfället och kan föra en intelligent och kontrollerad diskussion med inspektörerna när de ställer frågor. Överväg inte att ändra, modifiera eller skapa dokument för att dölja brister. Det kommer bara att vara en tydlig inbjudan för inspektörerna att titta närmare på specifika system. Det är även fel tidpunkt att implementera förbättringar av kvalitetssystemet.
Förberedelser
Att förbereda sig på en kommande inspektion är viktigt för att kunna hantera inspektionen på ett professionellt och effektivt sätt. Här är några steg du kan ta för att förbereda dig inför en inspektion.
Läs och förstå de gällande föreskrifterna
Se till att du förstår de regler och föreskrifter som gäller för din verksamhet och produkter. Detta inkluderar all information om tillverkningsprocesser, ingredienser, etikettering, förpackning, märkning, distribution, lagring och dokumentation.
Gå igenom dokumentationen
Se till att all nödvändig dokumentation är uppdaterad och tillgänglig för inspektörerna. Detta inkluderar till exempel produktionsplaner, ingredienslistor, säkerhetsdatablad, hygien- och rengöringsplaner, och annan relevant dokumentation.
Genomför en intern inspektion
Gå igenom din verksamhet och produkter noggrant för att identifiera eventuella brister eller områden som kan förbättras. Detta kan hjälpa dig att åtgärda eventuella problem innan inspektören kommer på besök.
Utse en kontaktperson
Utse en person inom företaget som kommer att fungera som huvudkontakt för inspektören. Denna person ska vara ansvarig för att samla in och tillhandahålla all information som inspektören begär, och fungera som en mellanhand mellan företaget och inspektören.
Träna dina anställda
Se till att dina anställda är medvetna om inspektionen och vad som förväntas av dem under inspektionen. De ska också vara medvetna om de gällande reglerna och föreskrifterna och hur de påverkar deras arbete.
Utför eventuella nödvändiga åtgärder
Om du identifierar brister eller områden som behöver förbättras under den interna inspektionen, se till att vidta åtgärder och åtgärda problemen innan inspektionen.
Genom att följa dessa steg kan du säkerställa att du är väl förberedd för en inspektion och att din verksamhet och produkter uppfyller alla gällande regler och föreskrifter. Detta kan hjälpa dig att hantera inspektionen på ett effektivt och professionellt sätt.
Att förbereda
Ta fram dokumentation
Inför en inspektion kan du förbereda med att ta fram all typ av dokumentation som kan vara användbar, exempelvis;
Organisationsschema
Policys och mål
Riskbedömningar
Handlingsplaner
Rutinbeskrivningar
Skriftliga instruktioner
Produktlistor
Beskrivning av verksamhetssystem
Reklamationer, återkallelser, dokumenthantering, ändringskontroll
Introduktionsprogram, arbetsbeskrivningar, utbildningsbevis etc
Förbered ledningspersoner
Det är även bra att se till att ledningspersoner är förberedda. Chefer som visar hög kunskapsnivå kan bidra till att inspektörerna kan fastställa att ert företag har kontroll på verksamheten.
Infografik
Frigör din tid till annat
Ska du lansera ett kosttillskott?
Med experttjänsten “Potential” får du svar på i ett tidigt skede om det finns några regulatoriska hinder för din nya produkt.
Mer information
Frigör din tid till annat
Exklusivt på Kunskapsbanken
CatchWell Informed är din egen kunskapsportal. I Kunskapsbanken har vi samlat information, kunskap och inspiration som hjälper dig att följa reglerna och att göra rätt från början. Logga in och se våra informationsfilmer, ta del av våra vägledningar, läs svaren på vanliga frågor, fördjupa din kunskap i din egen takt, när det passar dig.
Fundersam om jag kan hjälpa dig?
Kontakta mig för en diskussion.
Ladda ner artikeln gratis
Fyll i uppgifterna nedan så kommer du att få en länk där du kan ladda ner artikeln som en pdf
Förbered ledningspersoner
Det är även bra att se till att ledningspersoner är förberedda. Chefer som visar hög kunskapsnivå kan bidra till att inspektörerna kan fastställa att ert företag har kontroll på verksamheten.
