Publicerat 3 december 2020 av Senia Johansson
Har du mött på motstånd?
3 fallgropar när du pratar om regler och compliance
Typiska reaktioner när du pratar om regler och compliance
Äntligen! Du har tagit fram en regulatorisk strategi med vad som behöver göras och vilka risker som finns. Nu är du redo för att få feedback och att strategin ska genomföras. Vilken reaktion brukar du få?
Huruvida din strategi kommer att efterlevas bestäms av företagets organisation. Så låt oss titta på tre typiska reaktioner från dina kollegor och reflektera över dessa så att du kan göra din nästa strategi och/ eller presentation ännu bättre.
Reaktion 1 - Ditt förslag möts med en omedelbar invändning
När du presenterar ditt förslag på tillvägagångssätt och åtgärder för att åstadkomma compliance och att minska riskerna för produkten och företaget ifrågasätts dina förslag. Vanliga invändningar kan vara att “Alla andra gör…, Vad är det värsta som kan hända om vi inte följer reglerna…, Det har vi inte tid med…., Det har vi inte resurser för…”.
Lösningar till nästa gång
- Till nästa gång kan du förbereda svar på dessa frågor. Se även till att lyfta fram ekonomiska eller andra affärsfördelar. Exempelvis kan en stabilitetsstudie som visar på en längre hållbarhetstid innebära färre kassationer på grund av att bäst före datumet har passerats. En annan affärsfördel kan vara att företaget kan visa att reglerna efterlevs när detta efterfrågas av försäljningskanaler. Det kan till exempel ske antingen via avtal och/ eller i samband med att de tar in produkten i sortimentet. För fram argumenten på ett sätt så att andra kan förstå dem.
- Har du ett pragmatiskt förhållningssätt? Pragmatik handlar om att se verkligheten för vad den är, acceptera de saker man inte kan förändra, och identifiera och lägga sin energi på det som faktiskt går att förändra. Man kan till exempel ha en önskan om att en produkt ska följa reglerna på ett särskilt sätt och man försöker att få alla på företaget att arbeta utifrån detta. Vilket kan resultera i att produkten inte följer reglerna och att det skapas interna konflikter eftersom åtgärderna inte är möjliga att genomföra utifrån företagets förutsättningar. Den pragmatiska lösningen är att acceptera detta faktum, hämta in fakta och kunskap från de olika avdelningarna på varför förslaget inte är genomförbart och fokusera på att hitta sätt att minska hindren, att arbeta förebyggande. Att inte låsa sig fast vid att alla måste följa reglerna på ett särskilt fastställt sätt NU och istället arbeta fram ett förslag där produkten följer reglerna, men där man samtidigt tar hänsyn till hur andra avdelningar arbetar och deras förutsättningar.
- Fundera på om det finns det brister i din regulatoriska expertis? Eftersom lagstiftningen är komplex och omfattande är det inte möjligt att vara expert på allt. Kan du fråga någon internt eller externt om hjälp?
- Fråga dig själv – var du beredd på reaktionen som din regulatoriska strategi fick? Om du var oförberedd så var troligen även dina mottagare oförberedda på vad du skulle presentera. Till nästa gång identifiera vem eller vilka som kommer ha de största invändningarna och engagera dem i förväg innan du presenterar din regulatoriska strategi.
Reaktion 2 - Din regulatoriska strategi har knappt lästs, istället ombeds du ge en sammanfattning av innehållet
Det är dags att diskutera hur ni ska gå vidare med regulatoriska strategin och/ eller förslag på åtgärder. Vid mötet märker du att de andra mötesdeltagarna är oförberedda och knappt verkar ha läst ditt förslag och du ombeds ge en sammanfattning av innehållet istället.
Lösningar till nästa gång
- Efter mötet kan du be om feedback. Var texten för lång, för komplex? Försvann viktiga punkter i den övriga texten? Utifrån återkopplingen utvärdera om texten till nästa gång kan förenklas för att bli mer förståeligt.
- Fundera på om du presenterade förslaget på mottagarnas kunskapsnivå? Behöver du hålla en grundläggande utbildning om regulatoriska frågeställningar för de andra mötesdeltagarna så att alla har samma förutsättningar att kunna ta till sig strategin och andra regulatoriska frågor.
- Till nästa gång ta reda på om det inledningsvis räcker med en muntlig sammanfattning eller ett par powerpointbilder för att redovisa de viktigaste delarna i strategin?
Reaktion 3 - De risker och utmaningar du tog upp ignorerades
Du har presenterat risker och utmaningar samt vilka åtgärder som krävs för att minska riskerna för produkten och företaget, men du får ingen respons utan de övriga verkar arbeta vidare med sitt och du upplever att innehållet ignoreras.
Lösningar till nästa gång
- Om det handlar om en helt ny produkt, ta reda på om produkten fortfarande är aktuell. Har processen stannat upp internt eller externt och varför i sådana fall? I en produktutvecklingsprocess går man inte vidare med en majoritet av produkterna. Till nästa gång be om att få information om man väljer att inte gå vidare med produkten, så att du inte lägger ned tid i onödan på något som inte kommer att bli av.
- Fundera över om du redovisade risker och utmaningar tillräckligt tydligt och lättförståeligt? Har de förstått vilka risker som finns? Om inte, försök att hitta andra sätt att lyfta fram dem.
- Om identifierade risker och utmaningar fick rätt uppmärksamhet från de som har befogenhet att fatta beslut, acceptera det och gå vidare. Det är inte alltid möjligt att övertyga alla.
5 frågor du kan ställa dig själv om din regulatoriska strategi
- Hur mottogs din regulatoriska strategi?
- Vilka av dina antaganden missades eller utmanades inte?
- Kvantifierades risker och fördelar?
- Hur kan mottagarnas engagemang förbättras?
- Hur kan du förbättra din regulatoriska strategi?
