Publicerat 28 januari 2021 av Senia Johansson

När inspektionen knackar på

Do & don´t

Inspektioner kan både vara föranmälda och oanmälda. Oavsett hur inspektionen sker bör du vara beredd när inspektionen knackar på.

Beredskap inför inspektioner

Det är att alltid bra att ha en beredskap för inspektioner oavsett om de är föranmälda eller oanmälda. Se till att alla inom företaget vet rutinerna och att man i receptionen är utbildade att ta hand om inspektörerna och vet vem eller vilka på företaget som ska delta vid inspektioner.

Alla på företaget bör vara medvetna om följande do´s and don´ts i samband med inspektioner

Do & Don´t

Under inspektionen

Var medveten om att det finns vissa trick som inspektören kan använda sig av för att få ut mer information, så var medveten om vad du gör och säger. Exempel på trick är att inspektören är tyst för att få människor att prata, vilket leder till mer information. Ett annat trick är ”Hmm….faktorn” där inspektören ställer en fråga, skriver något och ser bekymrad ut, vilket kan tolkas som ett problem och får människor att vilja erbjuda mer information.

Inför föranmäld inspektion

Förberedelser

Vid en föranmäld inspektion finns det en möjlighet för dig att i förväg säkerställa att logistiken är på plats, att rätt människor finns tillgängliga som kan ge information till inspektörerna och att konferensrum finns att tillgå. Även om inspektionen är föranmäld finns det inte tillräckligt med tid till att korrigera systemfrågor innan besöket.

Du bör dock granska vad du kan i förväg så att du vet vilka dokument och brister som finns så att du är förberedd vid inspektionstillfället och kan föra en intelligent och kontrollerad diskussion med inspektörerna när de ställer frågor. Överväg inte att ändra, modifiera eller skapa dokument för att dölja brister. Det kommer bara att vara en tydlig inbjudan för inspektörerna att titta närmare på specifika system. Det är även fel tidpunkt att implementera förbättringar av kvalitetssystemet.

Se till att dokumentation finns på plats

Inför en inspektion kan du förbereda med att ta fram all typ av dokumentation som kan vara användbar, exempelvis;

Organisationsschema,
Policys och mål,
Riskbedömningar,
Handlingsplaner,
Rutinbeskrivningar,
Skriftliga instruktioner,
Produktlistor,
Beskrivning av verksamhetssystem,
Reklamationer, återkallelser, dokumenthantering, ändringskontroll,
Introduktionsprogram, arbetsbeskrivningar, utbildningsbevis etc

Det är även bra att se till att ledningspersoner är förberedda. Chefer som visar hög kunskapsnivå kan bidra till att inspektörerna kan fastställa att ert företag har kontroll på verksamheten.

Momenten som ingår i en inspektion är observationer och intervjuer. Inspektionen kan antingen vara mer översiktlig eller så väljer inspektörerna att fokusera på en del av verksamheten.

Observationer

Inspektioner kan vara en kombination av diskussion och en rundvandring på företaget där inspektören främst tittar efter uppenbara risker och brister. De som arbetar i produktionen kan också få en och annan fråga. Självklart är det positivt om det är ordning och reda samt städat på företaget. Efter rundvandringen brukar en vidare diskussion ske där inspektören muntligt redogör för hur hen uppfattat verksamheten och de eventuella brister som har framkommit eller observerats.

Intervjuer

Du kommer garanterat få frågor om olika processer under inspektionen. Vad som kommer att efterfrågas beror på vilken typ av inspektion det är och vad inspektören upptäcker under besöket. Om du har kvalitetsdokument (och även kopior) till hands kommer inspektionen att gå smidigare. Om du väljer att visa dokument från en dator på en bildskärm, tänk på att enbart visa dokumentet som efterfrågas. Koppla därför bort datorn medan du söker reda på rätt dokument.

När inspektören har identifierat vilka produkter eller processer som ska granskas så kan du förvänta dig att hen kommer att efterfråga marknadsföringsmaterial, märkning, förpackningsmaterial och liknade. Det är bra att ha detta material organiserat så att det är lätt att visa vid förfrågningar. Detta kan vara ett kritiskt område vid en inspektion så var beredd på att få frågor på märkning, marknadsföringsmaterial eller påståenden.

Inspektörer brukar ofta fråga efter en lista över reklamationer och vilka korrigerande åtgärder och förbättringar man gjort sedan den föregående inspektionen. Det är därför bra om du har förberett detta i förväg. Vilken information ska du ge? Vem är ansvarig person att förklara processen och som kan sammanfatta händelserna?

Avvikelser och inspektionsrapport

Om det finns brister och risker (vilket det i princip alltid finns på alla arbetsplatser) kommer dessa att redovisas i en skriftlig rapport antingen som utan avvikelse eller med avvikelse (mindre och/ eller allvarliga). I rapporten framgår när och hur uppföljning av avvikelserna kommer att göras.

Om inspektörer upptäcker avvikelser i din verksamhet som du själv inte ser någon risk med, är det bra om du tar upp detta med inspektörerna. De kan då berätta om lagstöd, ge råd och hjälpa dig så att du själv kan komma fram till en lösning som passar dig och din verksamhet.